Cómo calcular el capital de trabajo para un nuevo negocio

Cuando una empresa inicia sus operaciones necesita un capital inicial, el cual tiene tres componentes: activo fijo, activos intangibles y capital de trabajo. Una inquietud que tienen los emprendedores es saber cómo calcular o determinar el capital de trabajo para su nuevo negocio, y este es el tema que trataré a continuación.

Qué es el capital de trabajo

Cuando el negocio comienza a operar por primera vez, mientras produce, cobra y vende, pasan días o semanas o meses hasta recibir los ingresos por las ventas. En ese tiempo el emprendedor necesita capital de trabajo; es decir recursos para atender las necesidades del flujo de caja, para comprar la materia prima e insumos, para pagar las remuneraciones, el alquiler del local, y efectuar todos los gastos necesarios para que el negocio funcione. Sin dichos recursos la empresa simplemente no podrá operar.

El capital de trabajo es un presupuesto inicial necesario para realizar las operaciones cotidianas antes de obtener ingresos suficientes que sirvan para cubrir los egresos.

Es necesario mencionar que muchas veces los emprendedores inician su negocio aportando materiales o insumos, y estos valorizados formarán parte del capital de trabajo.

En general, entre otros, los recursos del capital de trabajo servirán para pagar los siguientes gastos:

• Remuneraciones del personal
• Materias primas e insumos
• Agua, electricidad
• Alquiler local
• Teléfono
• Internet
• Seguros
• Comisiones
• Publicidad
• Otros

Métodos para calcular el capital de trabajo

De acuerdo a mi experiencia, existen tres métodos para calcular el capital de trabajo para un nuevo negocio: El método contable, el método del período de desfase y el método del déficit acumulado máximo. Vemos cada uno de ellos:

El método Contable

Con este método se proyectan los niveles promedios del activo corriente o circulante y del pasivo corriente o circulante y calcula la inversión en capital de trabajo como la diferencia entre ambos.

El capital de trabajo (CT) es igual al Activo Corriente menos el Pasivo Corriente.

Activo Corriente = caja + cuentas por cobrar + inventarios

Pasivo Corriente = créditos bancarios de corto plazo + deudas con proveedores + otras cuentas por pagar de corto plazo

Se considera el período desde que se compra la materia prima hasta que se realiza la cobranza de las ventas de los productos.

Ventajas:

• Permite hacer un cálculo más rápido, siempre y cuando se trate de negocios sin estacionalidades o estacionalidades no marcadas o muy notorias.
• Facilidad de cálculo, cuando se tiene la información.

Desventajas:

• Se tiene que definir previamente un plazo para calcular el capital de trabajo. Por ejemplo un año, y es poco probable que justamente tengas la necesidad de capital dentro de un año. Lo más probable es que necesites el capital de trabajo en el mes 5 o 6 o 9, en fin, en otro mes; con lo cual no servirá el método.
• Toma en cuenta el gasto promedio diario en un período de un año, información complicada de obtener
• No toma en cuenta las estacionalidades. En la mayoría de los negocios existen estacionalidades y un promedio oculta dichas estacionalidades. Por lo tanto el resultado que se obtenga del cálculo no será realista. Puede llevar a error.
• Las limitaciones que tiene este método para hacer una proyección confiable hace que se use principalmente en estudios a nivel de perfil o pre-factibilidad, en el cual no se requieren cifras (proyecciones) muy confiables.
• Depende de la calidad de la información fuente.
• Es necesario conocer cómo se gestionan los activos y pasivos corrientes.

El Método del Período de Desfase o Ciclo Productivo 

El período de desfase es el tiempo que transcurre entre la ocurrencia de los gastos y la de los ingresos. Es decir, desde que el emprendedor hace el primer pago por las materias primas para producir los bienes hasta que recibe el pago por la venta de los productos que le permitan cubrir sus gastos.

En este método el Capital de Trabajo es la cantidad de recursos que se necesita para financiar los gastos durante el período de desfase.

La fórmula para calcular el Capital de Trabajo es la siguiente:

Gpd:   gasto promedio por día

n:        número de días estimados que comprende el período de desfase.

Ventajas:

• Considera el ciclo productivo
• Permite hacer un cálculo aún más rápido, siempre y cuando se trate de negocios sin estacionalidades o estacionalidades no marcadas o muy notorias.
• Facilidad de cálculo, cuando se tiene la información del gasto promedio y el número de días.

Desventajas:

• Dificultad para calcular el período de desfase por ser un nuevo negocio y no contar con información.
• Depende de la calidad de la información fuente. Considera el gasto promedio diario y obtener esta información es complicada.
• No toma en cuenta las estacionalidades. En la mayoría de los negocios existen estacionalidades y un promedio oculta dichas estacionalidades. Por lo tanto el resultado que se obtenga del cálculo no será realista. Puede llevar a error.

Método del déficit acumulado máximo

Es el más exacto de los tres disponibles para calcular la inversión en capital de trabajo, al determinar el máximo déficit que se produce entre la ocurrencia de los egresos y los ingresos. A diferencia del método anterior, considera la posibilidad real de que durante el periodo de desfase ocurran tanto estacionalidades en la producción, ventas o compras de insumos como ingresos que permitan financiar parte de los egresos proyectados. Para ello, elabora un presupuesto de caja donde detalla, para un periodo de 12 meses, la estimación de los ingresos y egresos de caja mensuales.

A diferencia del flujo de caja del proyecto, que se elabora para periodos generalmente anuales, aquí deben incluirse egresos que suceden durante el año; por ejemplo, los pagos provisionales mensuales de los impuestos o el IVA, que, como se verá más adelante, no siempre se incluyen en la proyección de los flujos de caja.

Ventajas

• Es el método más preciso
• Considera la estacionalidad

Desventajas

• Requiere mucha información
• Requiere mucho trabajo

A continuación desarrollaré al detalle este método utilizando un ejemplo práctico.

Pasos para calcular el capital de trabajo para mi nuevo negocio con el Método del déficit acumulado máximo

Para que el cálculo sea más práctico seguiremos los pasos aplicándolo al negocio de restaurante de mi artículo sobre el capital inicial. En este caso las ventas son al contado y los pagos también. 

Paso 1: Elaborar el flujo de caja mensual para el primer año

El capital de trabajo se determinará elaborando el flujo de caja mensual para el primer año del negocio, de preferencia en Excel. Al hacerlo calcularemos los saldos mensuales, como observamos en la tabla siguiente:

Una vez obtenidos los saldos mensuales se analizan si son positivos o negativos. En la tabla observamos que los saldos son negativos en los primeros 7 meses, desde enero hasta julio; y a partir de agosto son positivos.

Estos resultados nos indican con claridad que durante los primeros 7 meses los ingresos no serán suficientes para cubrir los egresos totales y por ello se necesitará liquidez para cubrir los gastos de esos meses.

La pregunta que surge de inmediato es: ¿cuánto se necesita de liquidez para cubrir los 7 meses de saldos negativos?

Paso 2: Calcular los saldos acumulados mensuales

Para conocer la cantidad de dinero que se necesitará para cubrir dichas necesidades se debe calcular los saldos acumulados mensuales hasta cubrir los saldos negativos; es decir hasta lograr tener saldos positivos, como se muestra a continuación.

Lo que se ha hecho es acumular mensualmente todos los saldos negativos; es decir hasta el mes 7 (julio).

Paso 3: Identificar el déficit acumulado máximo

En el cuadro anterior observamos que en el mes de julio el saldo negativo o déficit acumulado total es de S/. 76,155. Este monto es el déficit acumulado máximo en el flujo de caja y es la cantidad que se necesita para que el negocio funcione sin problemas en los 7 meses.

La cantidad de S/. 76,155 es el capital de trabajo que se requiere para iniciar el negocio. Para el ejemplo preferimos redondear la cifra a S/. 80,000, y lo incluiremos en el flujo de caja.

Paso 4: Calcular los saldos incluyendo el capital de trabajo

Al incluir el capital de trabajo de S/. 80,000 obtendremos nuevos saldos mensuales, que como observamos en el nuevo flujo de caja son positivos en todos los meses.

Los S/. 80,000 sirven para financiar las operaciones en los 7 primeros meses y cubrir los déficits de caja mensuales. Este monto se utiliza mes a mes y por ello disminuye mes a mes hasta llegar a S/. 3,845 en Julio, manteniendo siempre saldos positivos. De esta manera el negocio puede funcionar y mantener la continuidad de sus operaciones.

Un detalle importante a considerar, y quizás lo has pensado, es que los S/.80,000 se mantendrán en caja durante 7 meses; y puede no ser conveniente por el costo financiero (interés) que implicaría tenerlos. Por ello, dependiendo de cada  caso particular, dicho monto se podría inyectar al negocio en dos partes (por ejemplo S/. 24,000 para los tres primeros meses y después S/. 56,000 para los cinco meses restantes), o en tres partes o más. 

CONCLUSIÓN:

• El mejor método para calcular el capital de trabajo para iniciar un negocio es el de déficit acumulado máximo.
• Con este método lo que se hace es calcular el capital de trabajo de tal manera que los saldos mensuales finalmente sean positivos, y de esta manera la empresa no tendrá problemas de recursos y evitará el riesgo de paralización de las operaciones.
• La herramienta adecuada para elaborar el flujo de caja es Excel.