Pasos para calcular el capital inicial de un nuevo negocio

Si estás pensando en emprender tu negocio propio una de las primeras preguntas que te asaltará será: ¿Cuánto dinero necesito? ¿Tengo dinero suficiente para lanzarme a ello? ¿Qué colchón de dinero necesito? Y es que calcular el capital inicial o inversión inicial puede ser complicado. A continuación te enseñaré a calcularlo.

Admiro la fuerza de voluntad y el deseo de triunfar que tienen los emprendedores al decidir iniciar su negocio propio y hacer muchas cosas para concretarlo. En realidad esta decisión es el primer paso camino al éxito con su negocio. Debes tener presente que se requiere planeamiento y una buena administración del negocio desde el primer momento y durante toda la vida del negocio.

Para iniciar tu negocio necesitas elaborar tu plan de negocio, y uno de los temas importantes de dicho plan es que calcules el monto de capital necesario para crear tu negocio y para ponerlo en funcionamiento.

Un error fatal

La mayoría de los emprendedores no hace una estimación sobre la cantidad de dinero necesaria para iniciar su negocio o subestima la cantidad que necesita. Muchos piensan que con un poco de dinero y trabajo duro lograrán el éxito, y eso no es así para la gran mayoría. La mayor parte de los emprendedores novatos tienen una idea muy aproximada, pero a la vez muy distante de la realidad, de la cantidad de capital que requieren para iniciar su negocio y llevarlo hasta que se mantenga por sí mismo.

El cálculo y la presentación del capital inicial forman parte del Plan Financiero.

Qué es el capital inicial

Al capital inicial se le conoce también como inversión inicial. Son los recursos, dinero y bienes, que necesitas para comenzar tu negocio. También es la cantidad de dinero en efectivo que debes tener para comprar y pagar por todo lo que necesitas antes del lanzamiento de tu negocio y para que el negocio funcione durante los próximos meses o el tiempo que sea necesario hasta que los ingresos sean mayores que los egresos. Este dinero servirá para comprar las máquinas, equipos, muebles y pagar otros costos como materias primas, alquiler, pago al personal, etc.

Para muchas personas su capital inicial es solamente dinero, para otros son bienes y dinero y para algunos pocos solamente bienes, tales como máquinas, muebles, insumos y otros.

Importancia del capital inicial

El capital inicial es muy importante porque sin él no podrás iniciar tu negocio o si inicias con capital insuficiente tendrás problemas en poco tiempo y lo más probable es que tengas que cerrar tu negocio por ello.

Por ello. calcular el capital inicial se hace muy necesario, pero debes hacerlo con el mayor detalle posible.

Componentes del capital inicial

Todos los recursos que se necesiten para iniciar el negocio estarán destinados a cualquiera de los tres siguientes rubros, que son los componentes del capital inicial:

• Activo fijo
• Activos intangibles
• Capital de trabajo

Activos fijos

Es el conjunto de bienes tangibles que no son objeto de transacciones y que en la mayoría de los casos no cambian de forma física a lo largo del ciclo productivo. Por lo tanto son bienes duraderos indispensables por las empresas para productor bienes y servicios. Se llama fijo porque la empresa no puede desprenderse fácilmente de él, pues se ocasionarían problemas en su funcionamiento. Generalmente se utilizarán en el proceso de transformación de los insumos o que sirvan de apoyo a la operación normal del proyecto. Estos generalmente sufren depreciación física.

Comprende:

• Terrenos
• Obras civiles
• Local e instalaciones de agua, electricidad, y otros.
• Equipamiento. máquinas y equipos: de producción y de administración y ventas
• Mobiliario, muebles: de producción y de administración y ventas
• Equipos de cómputo
• Utensilios, utillaje, herramientas
• Vehículos

Activos intangibles

Como su nombre lo indica, es un activo no tangible, por tanto, de naturaleza inmaterial. Se tiene en cuenta en la contabilidad porque posee la capacidad de generar beneficios económicos futuros que pueden ser controlados por la empresa. Estos activos no se deprecian, no tienen plazo de vida útil.

A continuación ejemplos de activos intangibles:

• Gastos de constitución y formalización del negocio
  • Registros de marcas y patentes
  • Gastos de constitución y formalización del negocio
  • Gastos por obtener licencias, permisos y autorizaciones para operar
• Gastos legales
• Gastos por asesorías y consultorías
  • Asesorías legales
  • Asesorías en negocios
  • Consultoría en elaboración y proyectos y planes de negocio
  • Otras consultorías
• Gastos de capacitación y entrenamiento del personal
• Gastos de inauguración
• Gastos de transporte y movilidad del personal.
• Gastos de alquiler del local.
• Gastos de Marketing
  • Gastos por estudios de mercado de clientes y proveedores.
  • Gastos de marketing y promoción de un nuevo producto.
  • Diseños varios: logotipo, marca, website
  • Elaboración de video institucional
• Gastos dedicados a convencer a potenciales inversores para que participen en un proyecto determinado.

Capital de trabajo

Son los recursos que se requieren para atender las necesidades del flujo de caja para que el negocio comience a funcionar. Es decir para que empiece a comprar, producir, vender y cobrar. Para pagar las materias primas e insumos, al personal, el alquiler, el agua, la electricidad, el teléfono, etc.

El capital de trabajo es un presupuesto inicial necesario para realizar las operaciones cotidianas antes de obtener ingresos suficientes que sirvan para cubrir los egresos.

Es necesario mencionar que muchas veces los emprendedores inician su negocio aportando materiales o insumos, y estos valorizados formarán parte del capital de trabajo.

Los recursos del capital de trabajo servirán para pagar los siguientes gastos:

• Gastos de producción
  • Remuneraciones del personal
  • Materias primas e insumos
  • Agua, electricidad
  • Otros
• Gastos administrativos
  • Remuneraciones del personal
  • Alquiler local
  • Teléfono
  • Internet
  • Seguros
  • Otros
• Gastos de marketing
  • Remuneraciones del personal
  • Comisiones de vendedores
  • Publicidad
  • Otros

Consideraciones para calcular el capital inicial

Errores de los emprendedores con el capital inicial

Existen dos grandes errores que cometen los emprendedores al calcular el capital inicial: no hacen un cálculo riguroso y exacto, e inician con un monto insuficiente.

Cálculo poco riguroso

Generalmente los cálculos que hacen los emprendedores son incompletos y no incluyen varios aspectos el negocio en los que se necesita invertir.

Esto sucede porque hacen los cálculos a la ligera, pensando que solamente son importantes las máquinas y equipos y dejan de lado muchos otros ítems de inversión.

Por ejemplo no consideran el capital de trabajo, que es necesario para mantener operativo el negocio. También olvidan de los costos de refacción o arreglos que se deben hacer al local. Y así, podría seguir mencionando varios aspectos más.

Iniciar con capital insuficiente

Los emprendedores son demasiado optimistas en sus estimados de ventas y además no hacen cálculos realistas y omiten o subestiman varios gastos, y confían en que a la empresa le irá tan bien que podrá autofinanciarse en poco tiempo. Y la realidad es que pasarán muchos meses o varios años para generar liquidez suficiente. Por ello, un capital insuficiente puede condenar al fracaso un buen negocio al poco tiempo de iniciar. Muchísimos negocios con potencial para tener éxito nunca llegan a hacerlo porque se quedan sin dinero al inicio. Sus gastos de caja exceden el dinero que reciben a través de las ventas.

Por ejemplo tienen dinero para los gastos de un mes o un poco más, pensando que en ese tiempo obtendrán ventas suficientes para pagar los gastos, cosa que generalmente no sucede así. Los negocios tardan en obtener ventas suficientes para que los ingresos sea mayores que los gastos, y para este tiempo que es crítico necesitarás capital.

Si no tienes suficiente efectivo para cubrir las necesidades financieras mientras estás esperando que las ventas logren el punto de equilibrio, entonces deberás encontrar la manera de conseguir más dinero o cerrar el negocio.

Lo que llama la atención seriamente es que los emprendedores cometen los errores anteriores, pero no saben que lo están cometiendo.

Es necesario efectuar un cálculo realista y preciso

Calcular el capital inicial con precisión es necesario, y considerar todos los detalles al mínimo es fundamental, ya que no poseer capital suficiente puede causar serias dificultades a la empresa para tener un buen inicio, y lo peor es que puede hacer que la empresa no tenga cómo subsistir y simplemente tenga que cerrar. Con estimaciones cuidadosas basadas en supuestos válidos, las posibilidades de déficits y de problemas se reducen.

Por otra parte, si piensas iniciar tu negocio con capital insuficiente y que en un mes o en poco tiempo tendrás ingresos mayores a los gastos, estás cometiendo un serio error. Mejor no inicies el negocio y espera a tener los recursos necesarios; y  mejor aún, aprovecha ese tiempo para prepararte en aprender a administrar tu negocio.

En realidad necesitas recursos para dos etapas importantes del inicio de tu negocio:

Etapa 1: Para construir, armar, organizar e implementar el negocio. Antes del arranque.

Etapa 2: Para arrancar el negocio, para que funcione el negocio.

A parte de los gastos para la primera etapa, mi recomendación es que para la segunda etapa tengas reserva de dinero para varios meses de operación del negocio, generalmente tres meses, tiempo que considero razonable para conseguir clientes e ingresos mayores a los egresos. No quiere decir que necesariamente debes tener los recursos en efectivo o en caja o en el banco; sino la seguridad que cuando lo necesites lo tendrás; por ejemplo con una línea de crédito abierta en el banco, o que alguien te preste el dinero inmediatamente cuando lo necesites.

Si hasta aquí, consideras que ya terminaste de calcular el capital inicial para tu negocio, no es así. Debes considerar otro rubro más.

Margen de seguridad para cubrir imprevistos

Una vez que hayas calculado el monto total de inversión inicial para iniciar tu negocio, no cometas el error de la mayoría, y pensar que este monto es todo lo que necesitarás y no es así. La experiencia nos enseña que siempre gastamos más y aparecen sorpresas que son los llamados imprevistos, y por ello debes considerar un margen de seguridad. Este margen sirve para cubrir imprevistos, tales como materiales no considerados previamente, incrementos de precios, errores en la medición, errores en las cantidades, roturas y quiebras de piezas o hasta accidentes.

El margen de seguridad que generalmente se utiliza es entre el 5% y 10% del valor de la inversión total. De esta forma el emprendedor no será sorprendido al verse sin capital inicial necesario para iniciar su negocio.

Es muy importante que tengas un «colchoncito» que amortigüe los posibles imprevistos: es mejor prevenir que curar.

Cómo calcular el capital inicial para mi nuevo negocio

Para que el cálculo sea más práctico seguiremos los pasos aplicándolo a un negocio de restaurante.

Paso 1: Calcular la inversión en activos fijos

Para calcular la inversión en activos fijos primero es necesario que tener la lista detallada de activos fijos. Esta lista debe obtenerse del Plan de Operaciones.

Una vez que se tenga la lista de activos fijos se debe tener la cantidad de unidades y el precio unitario de dichos activos. Con estos datos podemos calcular el monto de inversión que se necesita para cada uno de los activos.

A continuación mostraré:

-El resumen de inversión en activos fijos

-Inversión en equipos para la cocina

-Inversión en muebles

Con respecto a los otros rubros de inversión en activos fijos, tales como equipos de salón, hardware y software,  y remodelación y decoración, solamente presentaré el total de cada uno de ellos en el cuadro Resumen de inversión en activos fijos. El cálculo de cada uno de ellos sigue la misma lógica de los anteriores.

La unidad monetaria que utilizaré es el sol peruano (S/.).

Paso 2: Calcular la inversión en activos intangibles

La lista de activos intangibles se hace al elaborar el plan financiero y después se valoriza cada uno de dichos activos y luego se calcula el monto total de inversión. En el cuadro siguiente muestro el detalle de la inversión en activos intangibles.

Paso 3: Calcular el capital de trabajo

El capital de trabajo se determina al elaborar el flujo de caja mensual para el primer año del negocio. En el flujo siguiente se presenta solo hasta el mes de agosto.

Se calculan los ingresos y egresos mensuales y por diferencia se obtienen los saldos de cada mes. Se analizan dichos saldos, si son positivos y negativos. Observamos que los saldos son negativos hasta julio y a partir de agosto son positivos. De mantenerse estos saldos en estos meses, la empresa tendrá serios problemas y su destino será el cierre. Para evitarlo, debe conseguir liquidez.

Para conocer la cantidad de dinero que se necesita debemos calcular los saldos acumulados mensuales, como se muestra a continuación.

Observamos que en el mes de julio el acumulado total de saldos negativos es de S/. 76,155 y esta cantidad nos indica el monto que se necesita para operar sin problemas de liquidez en los 7 primeros meses, hasta que en el mes 8 logre que los ingresos sean mayores a los egresos y tenga saldos positivos. Este monto es el capital de trabajo que se necesita. Y para efectos prácticos el monto podemos redondearlo a S/. 80,000

¿Es conveniente tener inmovilizada esa cantidad?

Algunos podrán pensar que no es conveniente tener los S/. 80,000 para 7 meses, porque son muchos meses con dinero inmovilizado y estaríamos incurriendo en un costo innecesario. Es lógico este razonamiento. Por lo tanto, estos S/. 80,000 se pueden dividir en dos partes, de manera que, por ejemplo al inicio tener 24,000 para cubrir los primeros tres meses y el resto para los 4 meses siguientes. O también en tres partes. En este caso lo dejo en S/. 80,000 al inicio para tener una idea del total que se necesitará para que las operaciones de la empresa se desarrollen sin problemas, y cada emprendedor lo puede dividir de acuerdo a su realidad.

Paso 4: Calcular la inversión en imprevistos

Consideraremos como imprevistos el 5% del total de inversión en activos fijos, intangibles y capital de trabajo. Es decir 5% x 133,655:

Imprevistos: S/. 6,683

Paso 5: Resumen de la Inversión Total (Capital inicial)

En el cuadro siguiente presento el resumen del Capital Inicial que se necesitará para iniciar el restaurante.

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Calcular el capital inicial exige seguir una serie de pasos ordenados y también ser detallista en los cálculos.

El capital inicial es un componente clave para iniciar tu negocio con tranquilidad y grandes posibilidades de éxito.