La Matriz de Evaluación de Factores Externos (matriz EFE) se considera como una herramienta muy importante al realizar el análisis externo como parte del plan estratégico de una empresa. En el presente artículo comparto contigo una guía completa paso a paso para elaborar la matriz EFE, entender sus componentes e interpretar sus resultados.
¿Qué es la matriz EFE?
La matriz EFE es una de las herramientas de planificación estratégica que valora y evalúa las oportunidades y amenazas del entorno externo.
La matriz EFE se complementa perfectamente con la matriz EFI en el proceso de elaboración del plan estratégico.
¿Para qué sirve la matriz EFE?
- Para saber qué tanto las estrategias desarrolladas por la empresa permiten aprovechar o no con eficacia las oportunidades existentes y defenderse de las amenazas.
- Permite saber cómo está respondiendo la empresa a las oportunidades y amenazas del entorno.
- Para identificar las oportunidades y las amenazas clave.
- Para evaluar los factores externos que pueden afectar el desempeño de una empresa y determinar su capacidad para aprovechar las oportunidades y enfrentar las amenazas de su entorno.
- Para resumir la información obtenida del análisis externo de la empresa, y con ella, construir el análisis FODA o una matriz IE.
Se debe tener presente que el análisis EFE sólo ayuda a identificar y evaluar los factores, pero no ayudan directamente a formular una estrategia.
Componentes de la matriz EFE
Para explicar los componentes de la matriz EFE utilizaremos el formato básico siguiente:
A continuación, describo cada uno de los componentes:
- Factores críticos de éxito: Son las oportunidades y amenazas identificadas como clave.
- Peso: Es el peso o importancia relativa que tiene cada oportunidad o amenaza.
- Valor: Es el valor que se le asigna a cada oportunidad o amenaza, en relación a cómo la empresa responde a las oportunidades y amenazas del entorno.
- Puntuación ponderada: Es el resultado de multiplicar el peso por el valor de cada oportunidad o amenaza.
- Oportunidades: Es la lista de oportunidades clave seleccionadas.
- Amenazas: Es la lista de amenazas clave seleccionadas.
- Subtotal puntuación ponderada de oportunidades: Es la suma total de la puntuación ponderada de cada una de las oportunidades.
- Subtotal puntuación ponderada de amenazas: Es la suma total de la puntuación ponderada de cada una de las amenazas.
- Total peso: Es la suma total de cada uno de los pesos de las oportunidades y amenazas.
- Total puntuación ponderada: Es la suma de las puntuaciones ponderadas de cada oportunidad y amenaza.
Requerimientos para elaborar la matriz EFE
Para elaborar la matriz EFE se necesitan los siguientes elementos:
- Lista de oportunidades y amenazas del Análisis PESTEL
- Plantilla de la matriz EFE
Pasos para construir la matriz EFE
Para construir la matriz EFE de manera práctica y sencilla es necesario seguir los pasos que se indican en la figura siguiente:
A continuación, desarrollaremos la matriz EFE siguiendo los pasos anteriores y para hacerlo de manera práctica lo aplicaremos a una empresa agroexportadora. Se trata de una empresa ubicada en la ciudad de Ica, Perú, que se dedica a la producción y exportación de frutas a diferentes países de Asia y Europa.
Se debe tener muy claro que, las oportunidades y amenazas que se considerarán en la matriz EFE, deben tener sustento sólido, con datos reales, no basta con ser simples declaraciones. Pero, para efectos del presente caso, solamente presentaremos información resumida.
Paso 1: Preparar los requerimiento para elaborar la matriz EFE
a) Resultados del Análisis PESTEL. Del Análisis PESTEL se obtiene como resultado la lista general de oportunidades y amenazas.
b) Plantilla de matriz EFE. La siguiente es la plantilla de la matriz EFE que se utilizará.
Paso 2: Seleccionar los factores externos clave (oportunidades y amenazas)
El paso siguiente es analizar concienzudamente las oportunidades y amenazas obtenidas en el análisis PESTEL, y de ellas, seleccionar aquellas que son clave para el éxito del negocio. Es muy importante hacer bien la selección de estos factores porque un error puede llevar a tomar decisiones erradas. Se necesita realizar un análisis muy riguroso.
Por la importancia de este paso, para hacer esta selección puedes acudir a expertos en el sector industrial al que pertenece el negocio.
En total se puede incluir un total mínimo de 10 y un máximo de 20 entre fortalezas y debilidades. La cantidad de fortalezas puede ser diferente al de las debilidades.
Para el caso ejemplo, de la lista inicial de oportunidades y amenazas, después de realizar un análisis riguroso, se han seleccionado las siguientes oportunidades y amenazas clave:
Paso 3: Asignar un peso relativo a cada factor
El siguiente paso es asignar un peso relativo a cada una de las oportunidades y amenazas, considerando que estos factores externos no afectan por igual a la empresa.
Este peso muestra la importancia relativa de cada oportunidad o amenaza para el éxito de la empresa en el sector industrial al que pertenece, cuanto mayor sea el peso significa que el factor tiene mayor importancia para el éxito. Si no se asignaran pesos, se supondría que todos los factores tienen la misma importancia, lo cual es imposible en la vida real. Para hacer esta tarea se debe conocer muy bien el sector.
El peso de cada factor puede ser como mínimo 0.00 (no importante) y como máximo 1.00 (muy importante). Tener presente que el éxito en una industria raras veces depende de uno o pocos factores, por ello considerar un peso de 0.30 debe ser el máximo para un determinado factor; y, si la cantidad de factores es de diez o más, quizas sea más práctico trabajar con una escala de 0 a 100 en lugar de 0.00 a 1.00.
En general, las oportunidades tienen pesos relativos más altos que las amenazas; sin embargo, cuando las amenazas son fuertes también podrían tener pesos relativos altos.
Los pesos se basan en la industria a la cual pertenece la empresa. La asignación de estos pesos se realiza de manera subjetiva, puede basarse en el análisis de expertos de la industria. También pueden ser determinados comparando competidores exitosos con no exitosos, o discutiendo cada factor y llegando a un consenso del equipo de trabajo del plan estratégico.
El subtotal de las oportunidades puede ser diferente al subtotal de las amenazas; pero, la suma de los pesos asignados de todos los factores debe ser en total igual a 1.00.
Para el caso ejemplo, se han determinado los pesos siguientes:
¿Cómo se leen los pesos relativos?
Por ejemplo, en oportunidades, la preferencia por marcas socialmente responsables tiene peso de 0.10, y el bajo poder de negociación de compradores tiene un peso de 0.05; con respecto al peso relativo se puede decir que la preferencia por marcas socialmente responsables es el doble de importante que el bajo poder de negociación de los compradores. En el caso de debilidades, el cambio climático puede afectar a alas cosechas tiene un peso de 0.12, mientras que el ataque de plagas y enfermedades desconocidas tiene un peso de 0.06.; en este caso, el primero tiene el doble de importancia que el segundo.
Paso 4: Asignar una calificación a cada factor externo clave
El siguiente paso consiste en calificar a cada oportunidad y a cada amenaza. La calificación debe mostrar la efectividad con la que las estrategias de la empresa están respondiendo a las oportunidades y amenazas del entorno; es decir, cuánto se están aprovechando las oportunidades y cuánto se están defendiendo de las amenazas.
Esta tarea debe ser realizada por el equipo de trabajo. Para realizar la calificación, se considera una escala que contiene cuatro valores:
A cada oportunidad y amenaza se le debe asignar un valor de esta escala.
¿Cómo se leen o que significan estos valores?
En la siguiente tabla se muestra la lectura que se puede hacer para cada valor, tanto para las oportunidades como para las amenazas.
Por ejemplo, en oportunidades, si una oportunidad tiene un valor de 4 significa que la empresa está aprovechando muy bien dicha oportunidad. En amenazas, si una amenaza tiene un valor de 2, significa que la empresa está neutralizando medianamente dicha amenaza.
Para el caso ejemplo se han considerado los siguientes valores:
Paso 5: Determinar las puntuaciones ponderadas
Después de asignar las calificaciones, el paso que sigue es determinar las puntuaciones ponderadas de cada factor externo. Para ello se debe multiplicar el peso del factor externo por su respectivo valor.
Por ejemplo, en oportunidades, para la preferencia por marcas socialmente responsables: se debe multiplicar 0.10 x 3.
Para el caso ejemplo, se han obtenido las siguientes puntuaciones ponderadas:
Esta puntuación ponderada indica la importancia que tiene cada oportunidad o amenaza en relación a las demás.
Paso 6: Calcular el puntaje ponderado total
Para obtener este resultado, se suman las puntuaciones ponderadas de cada de cada factor externo clave. Así se determinar la puntuación ponderada total de la organización.
El puntaje que puede obtener una empresa es mínimo 1.0, máximo es 4.0 y promedio 2.5.
Para el caso ejemplo se ha obtenido como puntaje ponderado total 2.86.
Cómo interpretar los resultados de la Matriz EFE
Para interpretar los resultados la siguiente tabla será de gran utilidad:
El puntaje ponderado total máximo que se puede obtener es 4 y el mínimo es 1, y el promedio es 2.5. Si un resultado es superior al promedio quiere decir que la empresa responde bien a los factores el entorno.
Para el caso ejemplo que se ha presentado hasta aquí, de acuerdo a la tabla anterior, el resultado de 2.86 muestra que es superior al promedio 2.5, aunque ligeramente. Este resultado muestra que la empresa responde bien a las oportunidades y amenazas del entorno.
Por otra parte, se observa que la puntuación ponderada total de las oportunidades (1.84) es superior al de las amenazas (1.02), lo cual era de esperar.
En la matriz EFE se observa que la empresa responde muy bien a las oportunidades «ecosistema permite la cosecha en temporada baja» y «crecimiento de importaciones en el mercado asiático», ya que estas tienen puntuaciones ponderadas altas. Con respecto a las amenazas, la empresa responde muy bien a la «reducción de mano de obra por migración a la ciudad».
Conclusiones
La matriz EFE es una herramienta muy importante para la evaluación de los factores externos de una empresa.
El método que comparto aquí para su elaboración te ayudará a hacerlo de manera práctica y sencilla.
