Pasos para elaborar un Plan de Implementación

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¿Sabías que cuando se elabora un plan de negocios para iniciar un nuevo negocio, también se debe elaborar un plan de implementación para ser ejecutado de manera eficiente, y así tener mayor probabilidad de éxito?

Qué es el Plan de Implementación de un nuevo negocio

De acuerdo a la Real Academia Española, implementar es poner en funcionamiento, aplicar métodos, medidas, etc., para llevar algo a cabo.

En general, la implementación se refiere a la ejecución o puesta en acción de todas las actividades y tareas correspondientes al plan de negocio para hacer realidad el negocio.

La implementación involucra la asignación de tareas y líneas de tiempo a las personas que formarán parte del nuevo negocio y que participarán en su formación y funcionamiento.

Un plan de implementación es un documento en el que se describe cómo se ejecutará el plan de negocio y pondrá en funcionamiento el negocio. La idea es que con el plan de implementación se haga realidad el negocio y que comience a funcionar y a lograr sus primeros clientes.

Su objetivo es mostrar que existe un rumbo claro y que el proyecto de negocio está bajo control.

Importancia clave del Plan de Implementación

Implementar un plan de negocios es lo que hace que la elaboración de dicho plan valga la pena.

Por ello elaborar un plan de implementación es importante, porque sirve para hacer realidad el negocio y a lograr sus objetivos, con eficiencia y eficacia.

Por otra parte, el plan de implementación es determinante en el proceso de sortear riesgos previamente identificados. Por lo tanto, el estudio anticipado y exhaustivo de éstos y el análisis de sus efectos serán de gran ayuda para el equipo emprendedor y también para los futuros socios.

Sin un plan de implementación, lo más probable es que la ejecución del plan se realice de manera desordenada, demore mucho más tiempo de lo necesario, se pierda dinero y recursos. Genere insatisfacción en el personal y lo más importante, no se logren los objetivos.

En el proceso de elaboración del plan de negocios es imprescindible realizar una planificación que sea lo más realista posible, ya que cualquier falla podría acarrear terribles consecuencias para el negocio.

Pasos para elaborar un Plan de Implementación

Paso 1: Determinar las actividades a ejecutarse

Una actividad es el medio de intervención sobre la realidad, mediante la realización secuencial e integrada de diversas acciones necesarias para alcanzar las metas y objetivos de un proyecto (plan de negocio).

Una tarea es la acción que operacionaliza una actividad con un grado máximo de concreción y especificidad. Un conjunto de tareas configura una actividad.

Para elaborar un plan de implementación, primero se identificarán las actividades que sean necesarias para la puesta en marcha del negocio. Algunas de estas actividades requieren que se cumplan antes que otras. Por ejemplo, para capacitar al personal es necesario haber seleccionado y contratado al personal primero. Asimismo, hay otras actividades que se pueden realizar en paralelo, como la compra de equipos y la capacitación de personal.

Asimismo, para cada actividad se debe identificar las tareas, lo cual permitirá estimar el plazo y costo de cada una de ellas.

Por otra parte, cada actividad debe tener un responsable. Para ello se debe revisar el organigrama e identificar que puesto es el idóneo para ejecutar la actividad.

Para nuestro caso, se identificarán las actividades considerando las fases de la implementación de un nuevo negocio: Formación y puesta en marcha del negocio. A su vez, la fase de arranque comprende dos etapas: inauguración y arranque.

Fase 1. Construcción o formación del negocio

La fase de construcción del negocio se refiere a dar vida al negocio. Tiene que ver con todo lo necesario para tener el negocio preparado y listo para su puesta en marcha. El objetivo de esta fase es contar con un negocio listo para empezar a funcionar, listo para el arranque, para ponerse en operación

Algunos ejemplos de actividades para la construcción del negocio son las siguientes:

Fase 2. Puesta en marcha

En esta fase, el negocio creado con mucho esfuerzo y dedicación ahora comienza a operar en realidad, y es cuando el emprendedor hace realidad su negocio e implementa las estrategias y acciones definidas para el funcionamiento del negocio.

Es el tiempo de ir a la búsqueda de clientes y comenzar a ganar los primeros clientes.

Los objetivos de esta etapa con los siguientes:

  • Lograr un gran impacto en el inicio de las operaciones del negocio
  • Captar los primeros clientes y asegurar que regresen y también su lealtad.
  • Analizar la respuesta de los clientes al producto o servicio y otros aspectos
  • Hacer los ajustes correspondientes a las deficiencias en los procesos del negocio.

Las etapas de la fase de puesta en marcha son las siguientes:

Etapa 1: Inauguración

A los ojos del público, la inauguración es el inicio del emprendimiento y, por lo tanto, debe generar gran impacto en el mercado. Es un momento realmente importante en toda aventura empresarial; y es que un buen comienzo es imprescindible a la hora de encajar en el mercado.

Es la oportunidad para que los clientes conozcan la existencia del negocio y para que decidan probar los productos o servicios de la empresa. Por este motivo, el emprendedor debe planificarlo seriamente y dotar de los recursos necesarios.

No se debe dejar nada al azar, todo debe estar prolijamente programado. En esta etapa, las actividades serán las siguientes:

Etapa 2: Arranque

Si bien la inauguración abre la atención a los clientes, es a partir del día siguiente que toda la organización debe funcionar para atraer a los clientes, lograr ventas y clientes satisfechos.

Para ello, las actividades a considerar deben incluir las siguientes:

1.-Antes de abrir el local

  • Organización del personal
  • Aprovisionamiento de productos en cantidad y calidad
  • Aprovisionamiento de materiales e insumos en cantidad y calidad
  • Mantener operatividad de los equipos
  • Acondicionamiento del local
  • Sistemas tecnológicos en su lugar
  • Organización para el manejo de reclamos y quejas

2.-Al atender a los clientes

  • Cumplimiento de los procedimientos y protocolos
  • Supervisión y coordinación extrema

3.-Al finalizar el día

  • Reuniones de evaluación y coordinación
  • Preparación para el siguiente día

Paso 2: Desarrollar el detalle de cada una de las actividades

Al elaborar un plan de implementación tenemos que desarrollar al detalle las diferentes actividades. Buscando la determinación de los tiempos requeridos, cronograma de ejecución de la actividad, los recursos necesarios, la valorización tentativa de los recursos necesarios, la determinación de los órganos de coordinación para la ejecución de las actividades por cada actividad.

Paso 3: Elaborar las fichas de actividades

Con los detalles del paso anterior lo que sigue es elaborar una ficha para cada una de las actividades. Ver ejemplo de ficha:

Los elementos de una ficha de actividad son los siguientes:

  • Actividad. Es en nombre de la actividad
  • Responsable: Es la persona responsable de la actividad
  • Resultado: El resultado o producto que se espera lograr con la actividad
  • Tiempo de ejecución: El tiempo de duración de la actividad. El plazo debe ser realista y reducirse lo más posible, pues cuando más se demore, mayor será la demora en recuperar lo invertido y mayor será el gasto financiero.
  • Presupuesto destinado: Monto asignado a la actividad
  • Descripción de acciones o tareas: Lista de tareas o acciones que son necesarias para ejecución de actividad.

Paso 5: Elaborar el cronograma de implementación

Sobre la base de la información de las fichas de cada una de las actividades se hace una consolidación y elabora el cronograma general y específico de actividades y tareas. De esta manera se contará con un listado de actividades y tareas o acciones en cada una de las actividades. Es necesario tener en cuenta lo siguiente:

  • Priorizar dichas tareas según la importancia y/o urgencia de las mismas.
  • Evaluar si dichas tareas de realizarán completas o se pueden dividir en partes o sub-tareas, las cuales deberán detallarse de acuerdo a la relevancia de las mismas.
  • Evaluar si algunas tareas se pueden ejecutar simultáneamente

La herramienta más utilizada para elaborar el cronograma de implementación es el Diagrama Gantt.

Elementos de un Diagrama Gantt

Generalmente, un diagrama de Gantt contiene los siguientes elementos:

  • Fechas: las fechas de inicio y finalización permiten tener claridad del inicio y fin del proyecto de implementación.
  • Actividades y tareas: Con un diagrama de Gantt se puede hacer un seguimiento de ellas para que ninguna sufra retrasos o quede olvidada. Las actividades y tareas deben ser ordenadas secuencialmente y priorizadas.
  • Tareas interdependientes: algunas actividades y tareas se pueden llevar a cabo en cualquier momento, mientras que otras se deben completar antes o después de que empiece o termine otra actividad o tarea. Estas tareas que dependen de otras se pueden indicar en un diagrama de Gantt.
  • Plazos de tiempo previstos: el diagrama muestra cuándo debe llevarse a cabo cada actividad y tarea. Ayudará a garantizar que cada actividad y tarea se completará según el programa y que todo el proyecto se terminará a tiempo.
  • Responsables. También debe considerarse las personas que serán responsables de la supervisión y/o ejecución de cada actividad o tarea.

Estos elementos se encuentran en cada una de las fichas de actividades.

  • Progreso: el diagrama permite mostrar exactamente cómo se está desarrollando la implementación, ya que ofrece una representación de las tareas que ya se han completado. Al indicar la fecha actual, se obtendrá una vista general de cuánto queda por hacer y se verá si todo procede como estaba planeado para completar la implementación a tiempo.

Generalmente se utiliza la hoja Microsoft Excel para elaborar el cronograma de implementación. Si se tienen más de 25 o 30 actividades, es necesario utilizar herramientas de programación más avanzadas como PERT o inclusive usar software especializado como el Microsoft Project.

Seguir la ruta crítica

La secuencia de actividades en las que un retraso de cualquiera de ellas repercute en todo el proyecto se denomina “ruta crítica”. Es importante monitorearla para alcanzar los objetivos.

A la hora de planificar la implementación, siempre se debe prestar especial atención a la asignación de tareas a personas responsables y definir conjuntamente los tiempos estimados y los productos o resultados esperados. Lo anterior permitirá llegar a supuestos realistas. Cometer el error de ser demasiado optimistas o pesimistas en la planificación puede acarrear consecuencias graves para el futuro de la empresa, como excesiva demora en la implementación del negocio, falta de liquidez o una entrada insuficiente de recursos para cubrir gastos no contemplados.

Ejemplo de un Cronograma de Implementación (Hoja Excel)

Ejemplo de un cronograma de implementación (Software de proyectos)

Paso 6: Definir la organización para la implementación

Organización para la implementación

La principal actividad será la formación de equipos de trabajo y sus tareas serán las siguientes:

  • Definir los equipos de trabajo, sus líderes. Especialmente en todas las áreas de la empresa.
  • Definir metas específicas
  • Asignar las tareas específicas y responsabilidades a cada persona
  • Definir las principales coordinaciones entre áreas y personas

Gerencia y liderazgo

La implementación exitosa de un plan de negocio tendrá un líder muy visible, como el gerente, que debe estar comprometido con el proyecto empresarial y que comunique la visión, el entusiasmo y los comportamientos necesarios para conseguir los objetivos.

Asimismo, cada trabajador de la empresa debe estar comprometido con el proyecto. Las herramientas de medición de desempeño son de ayuda para promover la motivación y permitir seguimiento.

Aspectos que debe considerar la gerencia son los siguientes:

  • Mostrar un real compromiso de la gerencia
  • Lograr un real compromiso del personal
  • Definir mecanismos de motivación
  • Ambiente de trabajo adecuado
  • Empoderamiento del personal
  • Comunicación efectiva
  • Reuniones de trabajo entre los equipos de trabajo.
  • Control y medición del desempeño

Paso 7: Definir el mecanismo de control

El último paso para elaborar un plan de implementación es importante para asegurar el cumplimiento de los objetivos en la implementación del negocio. Para ello es necesario considerar los siguientes aspectos:

  1. Sistema de seguimiento y control  
    • Identificación de hitos para determinar el progreso
    • Indicadores de desempeño
    • Herramientas de evaluación del desempeño
    • Responsables del seguimiento y control
  2. Reuniones de evaluación y ajustes. Para analizar los resultados logrados y efectuar los ajustes que sean necesarios para asegurar el cumplimiento de los objetivos.

Reducción de riesgos en la implementación

Toda actividad que llevamos a cabo tiene algún tipo de riesgo envuelto y emprender un negocio no es la excepción.

En todo plan de negocios se deben considerar los posibles riesgos y sus consecuencias para la ejecución del negocio. Identificar y analizar los posibles riesgos durante la implementación del negocio, permitirá elaborar un plan de contingencia para enfrentarlos. Al conocer cada riesgo podemos planear la respuesta rápida y enfrentarlo de manera oportuna, adecuada y efectiva. De esta manera el negocio seguirá funcionando y encaminado a los objetivos planteados. Así, existirá mayor confianza, tranquilidad en la viabilidad del negocio.

Como riesgos en la implementación podríamos considerar los siguientes:

  • Posibles cambios en el equipo de trabajo
  • Retrasos en los lanzamientos de productos o servicios
  • Falta de recursos económicos
  • Ubicación de nuestros suplidores y posibles problemas de logística
  • Dificultad para encontrar personal
  • Demora excesiva en los trámites de formalización
  • Otros

Siempre que sea posible se deben minimizar los riesgos. Una forma de reducir riesgos es ser realistas en la planificación de la implementación, y es un error ser demasiado optimistas.

Ajustes al Plan de Implementación

Debemos tener presente que ningún plan está escrito en piedra y que es inalterable. Al poner en ejecución el plan, con seguridad nos encontraremos con situaciones que exigirán realizar reajustes en el plan de implementación, y debe ser ajustado inmediatamente.

Factores clave de éxito de la implementación

  • Compromiso real de la gerencia
  • Contar con los recursos económicos necesarios
  • Contar con personal competente, capacitado, empoderado y comprometido
  • Equipos de trabajo fuertes
  • Estrecha coordinación y fluida comunicación
  • Un cronograma realista
  • Seguimiento estricto de cada tarea y actividad del personal

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Ahora que has aprendido cómo elaborar un plan de implementación, nos interesa tu opinión al respecto.

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